O que é o Office 365?
Conheça o Office 365:
Como linha de produtos, o Microsoft Office data de quase três décadas, com as versões anteriores combinando essencialmente o Word, Excel e PowerPoint em um pacote com desconto.
O Office 365, disponível desde 2011, difere desse pacote antiquado em dois aspectos: primeiro, é licenciado como uma assinatura mensal ou anual e não como uma licença perpétua.
Segundo, combina um conjunto de serviços on-line, incluindo e-mail de classe empresarial e armazenamento de arquivos na nuvem, juntamente com os aplicativos de desktop tradicionais.
Por ser uma oferta de assinatura, esses programas da área de trabalho são atualizados automaticamente quando uma nova versão está disponível.
Se sua assinatura for atual, você obtém as versões mais recentes, geralmente atualizadas a cada seis meses, no mesmo calendário do Windows 10.
O Office 365 está disponível nas edições Home e Personal destinadas a serem usadas por famílias, estudantes e indivíduos.
Neste guia, abordamos as inúmeras edições Business e Enterprise; essas edições oferecem um conjunto de recursos mais avançados do que as edições Home e Personal, com aplicativos e ferramentas de gerenciamento colaborativos projetados para atender aos desafios de segurança e conformidade da empresa.
Quais serviços online estão no Office 365?
A combinação exata de aplicativos e serviços disponíveis com uma assinatura do Office 365 depende de qual edição você escolheu.
Os cinco serviços a seguir são comuns a todos os planos de negócios e empresas:
Exchange Online
Essa oferta de email de classe comercial oferece a todos os assinantes do Office 365 em sua organização uma caixa de correio de 50 GB, com a capacidade de acessar emails por meio de um navegador da Web ou usando o aplicativo Outlook no Windows, Mac ou dispositivos móveis.
A filtragem de malware e spam é incorporada, assim como os recursos básicos, como caixas de correio compartilhadas e (para algumas assinaturas do Office 365) recursos avançados, como a descoberta eletrônica.
OneDrive for Business
Todo assinante do Office 365 recebe 1 TB de armazenamento pessoal do OneDrive, com clientes de sincronização disponíveis para todas as plataformas de desktop.
O cliente Windows 10 usa o mesmo cliente de sincronização que o serviço OneDrive do consumidor, mantendo os dados em um local separado.
O recurso Arquivos sob demanda permite que os usuários visualizem e gerenciem o armazenamento baseado em nuvem usando o File Explorer.
Os administradores de planos corporativos podem atualizar os usuários para armazenamento ilimitado se um terabyte não for suficiente.
SharePoint Online
A interface do SharePoint agora é elegante onde antes era desajeitada, permitindo que as equipes compartilhem arquivos e sincronizem informações no File Explorer usando o mesmo cliente de desktop do Inn OneDrive.
O SharePoint e o Exchange Online incluem controles administrativos para impedir que os usuários compartilhem informações confidenciais fora da organização.
Skype for Business e Microsoft Teams
Essas duas plataformas colaborativas cobrem praticamente o mesmo terreno, oferecendo comunicações unificadas, videoconferência em HD e mensagens instantâneas para assinantes do Office 365 em uma organização.
O Microsoft Teams oferece um conjunto de recursos mais modernos e deve ser atraente para organizações que procuram aplicativos como o Slack.
Serviços Adicionais
Alguns planos do Office 365 incluem serviços direcionados para públicos específicos.
Os planos do Office 365 Business Premium, por exemplo, incluem uma gama de serviços para pequenas e médias empresas, como ferramentas de gerenciamento de faturamento e relacionamento com o cliente.
Todos os planos incluem o serviço de rede social do Yammer e o Power BI Pro, uma ferramenta avançada de análise de negócios.
Quais aplicativos de desktop estão disponíveis no Office 365?
Todo plano do Office 365 com acesso a aplicativos da área de trabalho inclui os seguintes aplicativos do Office 2016 para Windows 7 e posterior e para MacOS:
Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
Somente em PCs com Windows, Access e Publisher estão disponíveis. Esses aplicativos são atualizados automaticamente para a versão mais recente, com atualizações de segurança mensais e atualizações de recursos semestrais.
Todos os planos do Office 365 incluirão aplicativos do Office 2019 quando eles forem lançados.
As assinaturas do Office 365 fornecem licenças por usuário, o que significa que os aplicativos podem ser instalados e usados em até cinco telefones, cinco tablets e cinco PCs ou Macs simultaneamente.
No próprio portal de assinaturas, um usuário pode gerenciar as instalações sem precisar digitar as chaves do produto ou se preocupar com a ativação.
Por outro lado, as versões com licença perpétua do Office geralmente são licenciadas para uso em apenas um dispositivo e não podem ser transferidas.
As versões baseadas na Web do Word, Excel e PowerPoint oferecem ferramentas bastante robustas que permitem a edição de arquivos armazenados no OneDrive for Business.
Essas ferramentas funcionam em qualquer navegador de desktop sem a necessidade de software adicional.
A maioria dos planos de negócios também oferece o Outlook na Web.
Em dispositivos móveis, Word, Excel, PowerPoint e Outlook estão disponíveis para iOS e Android; eles permitem recursos de visualização e edição quando você entra com uma assinatura ativa.
Aplicativos móveis também estão disponíveis para os serviços do Office 365, incluindo OneDrive, Skype for Business e Microsoft Teams.
Qual edição é ideal para o seu negócio?
Para pequenas empresas, três planos do Office 365 suportam até 300 usuários.
Todos os preços citados abaixo são atuais a partir de outubro de 2018 e assumem um compromisso anual. (Os planos mensais sem compromisso geralmente custam cerca de 25% a mais.)
O Office 365 Business Essentials (R$ 21,70 por usuário por mês) inclui apenas os serviços online, incluindo Exchange Online e OneDrive for Business, sem acesso aos aplicativos da área de trabalho do Office.
Esse plano é apropriado para organizações que desejam gerenciar o armazenamento de email e nuvem, mas possuem um investimento existente nos programas de desktop do Office.
O Office 365 Business (R$ 35,70 por usuário por mês) descarta a maioria dos serviços online e inclui apenas os aplicativos da área de trabalho do Office e o OneDrive for Business.
É uma boa opção para pequenas empresas que desejam acesso fácil aos aplicativos do Office e armazenamento em nuvem, mas não desejam mudar seus emails para os servidores da Microsoft.
O Office 365 Business Premium (R$ 54,20 por usuário por mês) inclui todos os serviços online e aplicativos de desktop.
Para organizações maiores, a Microsoft oferece quatro planos do Office 365 Enterprise que oferecem suporte a um número ilimitado de usuários.
O Office 365 ProPlus inclui apenas os aplicativos da área de trabalho, além do armazenamento de arquivos em nuvem do OneDrive for Business.
Não inclui o email do Exchange Online ou quaisquer outros serviços online.
O Office 365 Enterprise E1 oferece serviços online e versões online dos aplicativos do Office, mas não inclui aplicativos da área de trabalho.
As organizações que desejam seguir edições específicas do Office ao mover o armazenamento de email e nuvem para os servidores da Microsoft acharão esse plano adequado.
O Office 365 Enterprise E3 combina a variedade completa de serviços online e aplicativos de desktop e é o plano mais popular para empresas maiores.
Inclui recursos avançados de retenção e descoberta de e-mail para lidar com questões de litígio.
O Office 365 Enterprise E5 inclui alguns recursos avançados de descoberta eletrônica, mas justifica seu preço mais alto com os recursos de segurança de nível corporativo.
Por exemplo, toda assinatura do Office 365 Enterprise E5 é automaticamente um ponto de extremidade do 365 Threat Intelligence e pode ser integrada ao Windows Defender Advanced Threat Protection.
Além desses planos pré-configurados, os serviços individuais do Office 365 estão disponíveis a la carte.
Planos adicionais estão disponíveis para organizações sem fins lucrativos, agências governamentais e instituições educacionais.
Os planos do Office 365 também estão disponíveis como parte de um pacote relativamente novo chamado Microsoft 365, que inclui o Windows 10 e a plataforma de gerenciamento Enterprise Mobility + Security.
Gerenciando o Office 365 em uma organização
O Office 365 inclui um painel de gerenciamento que os administradores podem usar para gerenciar licenças, assinaturas, recursos e segurança.
Esse console pode ser esmagador e, mesmo assim, alguns recursos podem ser gerenciados apenas por meio de comandos do PowerShell.
Mesmo em pequenas organizações, é crucial ter um administrador qualificado do Office 365 que possa gerenciar usuários e configurar as opções de segurança corretamente.
A menos que você tenha uma equipe interna com treinamento adequado, vale a pena terceirizar essa tarefa de gerenciamento para um provedor de serviços gerenciados.
No mínimo, todo administrador deve conhecer os seguintes pontos de entrada para o gerenciamento do Office 365:
Portal do Office 365
Os usuários podem acessar serviços baseados na Web aqui e também gerenciar instalações de aplicativos da área de trabalho do Office.
Centro de Administração do Office 365
Para os usuários aos quais também foram atribuídas funções de administrador, este portal inclui opções de configuração para gerenciar usuários e grupos, licenças e cobrança.
As opções na parte inferior do painel de navegação permitem o acesso aos centros de administração de serviços específicos, como o Exchange Online e o OneDrive for Business.
Centro de Administração do Azure Active Directory
Toda assinatura comercial do 365 também inclui uma conta gratuita do Azure Active Directory.
Os administradores podem gerenciar usuários e dispositivos neste portal e também podem configurar relacionamentos com organizações externas e servidores locais existentes.
Observe que alguns recursos exigem assinaturas premium do Azure AD.
Protegendo contas e conteúdo
Os serviços do 365 são projetados para serem seguros por padrão.
Você pode fazer várias alterações nas configurações padrão para encontrar o equilíbrio adequado entre segurança e conveniência.
Primeiro, habilite a autenticação multifatorial entrando no portal do Azure Active Directory como administrador global.
Cada usuário precisa fornecer meios alternativos de contato, como um número de telefone para receber mensagens SMS.
O aplicativo Microsoft Authenticator é especialmente útil como principal meio de gerar códigos únicos ou receber notificações por push para entrar nos serviços do 365.
Em seguida, ative a redefinição de senha de autoatendimento.
Você encontrará um link para esta opção na seção Segurança e Privacidade do Portal de Administração do Office 365.
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