Microsoft Teams: Quantificando o valor da colaboração

Microsoft Teams no ambiente de trabalho global de hoje, as organizações e seus funcionários devem se comunicar efetivamente em diferentes locais, fusos horários e idiomas para impulsionar seus negócios.

O Microsoft Teams coloca tudo o que as organizações precisam – bate-papos, reuniões, chamadas e aplicativos do Office 365 – para tomar decisões mais rápidas e informadas em um único hub inteligente.

Com o Teams, todo tipo de trabalhador – do trabalhador de primeira linha ao C-suite – tem o poder de contribuir com sua voz e assumir responsabilidade compartilhada pelos resultados dos negócios.

Para quantificar os benefícios do Teams para organizações e funcionários, a Forrester Consulting conduziu um estudo de impacto econômico ™ do Microsoft Teams, encomendado pela Microsoft.

A Forrester entrevistou mais de 260 clientes usando o Teams em uma ampla gama de setores, abrangendo serviços financeiros à educação.

Todos os clientes citaram os seguintes objetivos de negócios para a implementação do Teams:

Aumentar a produtividade dos funcionários.
Melhorar a colaboração em toda a organização.
Ativar inovação.

O estudo revelou que, ao capacitar funcionários com o Teams, as empresas podem reduzir os custos de colaboração, acelerar a tomada de decisões e melhorar a experiência do cliente e do funcionário.

No geral, os clientes ficaram satisfeitos com o Teams e com a forma como ele se integra ao restante do Office 365.

Eles citaram a economia de custos associada como um fator-chave na adoção do Teams.

Para uma organização padrão de 5.000 usuários, o estudo relatou benefícios e custos de aproximadamente US $ 30,3 milhões e US $ 3,3 milhões, respectivamente, resultando em um benefício líquido geral de US $ 27,1 milhões em três anos.

“O Teams se integra bem ao pacote do Office 365, o que é muito importante. Nosso CIO decidiu que o Microsoft Teams têm funcionalidade superior às outras soluções que estávamos considerando e se integram melhor. Isso nos poupará dinheiro.”
– Estudo de campo: O Impacto Econômico Geral ™ sobre o Microsoft Teams.

“O Teams é muito positivo ao gerar um ambiente de coworking. Oferece tudo o que você deseja em um só lugar para colaborar efetivamente. Você pode entrar em contato rapidamente e também entender no que as outras pessoas estão trabalhando.”
– Estudo de campo: O Impacto Econômico Total ™ sobre o Microsoft Teams.

Principais benefícios da implementação do Microsoft Teams

O estudo descobriu 11 benefícios para as empresas considerarem ao avaliar o Teams como uma ferramenta primária de comunicação e colaboração.

Os quatro principais benefícios são:

O Microsoft Teams reduz o número total de reuniões e sua duração. As reuniões on-line realizadas pelo Teams são confiáveis e de altíssima qualidade de áudio e vídeo. Como resultado, os funcionários passam menos tempo tratando de problemas de configuração e de chamada e mais tempo interagindo. A economia total de tempo é de US $ 6,9 milhões.
Os profissionais da informação economizam quatro horas por semana com a melhoria da colaboração e do compartilhamento de informações. Com os recursos do Teams, como coautoria, armazenamento integrado de arquivos e diretório interno, os profissionais da informação podem colaborar de maneira eficaz e eficiente em tempo real. A economia potencial equivale a mais de US $ 14,3 milhões.
Os profissionais da informação economizam mais de uma hora por semana por não ter que alternar entre aplicativos. O acesso a aplicativos de terceiros e de linha de negócios dentro do Teams a partir de qualquer dispositivo beneficia todos os trabalhadores, especialmente trabalhadores remotos. Isso cria uma melhor coesão dos funcionários e uma cultura corporativa comum em todos os locais. A economia total é de quase US $ 4,8 milhões.
A disponibilidade de recursos online no Teams reduz o tempo de inatividade em 14,6%. Quando os recursos estão disponíveis em um local baseado na nuvem, o tempo de inatividade é reduzido e a complexidade é reduzida, facilitando a segurança e a conformidade.

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Principais Funcionalidades do Microsoft Teams:

Chat e Mensagens: Teams oferece funcionalidades de chat em tempo real, permitindo conversas individuais ou em grupo. As mensagens podem incluir textos, emojis, GIFs e arquivos anexados, criando uma comunicação rica e interativa.
Reuniões e Chamadas de Vídeo: A plataforma suporta reuniões de áudio e vídeo, com a capacidade de agendar reuniões diretamente no Teams ou integrá-las com o calendário do Outlook. As reuniões podem incluir recursos como compartilhamento de tela, gravação de chamadas e fundos personalizados.
Colaboração em Documentos: Usando a integração com o Microsoft 365, Teams permite que os usuários coeditem documentos do Word, Excel, e PowerPoint em tempo real, facilitando a colaboração e a produtividade.
Canais e Equipes: Os usuários podem criar “equipes” para diferentes projetos ou departamentos e, dentro delas, “canais” específicos para tópicos ou iniciativas. Isso organiza a comunicação e centraliza recursos e discussões pertinentes.
Integrações e Extensões: Teams integra-se com uma vasta gama de aplicativos da Microsoft e de terceiros, como OneNote, SharePoint, Power BI, e outras ferramentas como Trello e Asana, expandindo suas funcionalidades.
Segurança e Conformidade: Sendo parte do Microsoft 365, o Teams oferece robustas funcionalidades de segurança e conformidade, incluindo criptografia de dados, gestão de identidades e autenticação multifatorial para proteger informações sensíveis.

Benefícios para Empresas que utilizam o Microsoft Teams:

Facilitação do Trabalho Remoto: Teams oferece uma solução completa para apoiar equipes que trabalham remotamente, consolidando a comunicação e as ferramentas de colaboração num único local.
Aumento da Produtividade: Com tudo integrado, desde chats e reuniões a documentos e aplicativos, os usuários passam menos tempo alternando entre diferentes plataformas.
Escalabilidade e Flexibilidade: É adequado tanto para pequenas equipes quanto para grandes corporações, proporcionando um ambiente escalável que se adapta ao crescimento da organização.

Aplicações Práticas

Educação: Muitas instituições usam o Teams para aulas online, permitindo que professores e alunos interajam através de videochamadas, atividades em grupo e compartilhamento de recursos.
Gestão de Projetos: Projetos complexos podem ser geridos de forma mais eficaz com a capacidade de organizar discussões por equipas e canais, e compartilhar documentos diretamente relacionados ao projeto.

Em resumo, o Microsoft Teams é uma ferramenta poderosa que transforma a maneira como as equipes colaboram e se comunicam, oferecendo um espaço de trabalho digital integrado e seguro que aumenta a eficiência e facilita a colaboração, seja no local ou remotamente.